28 januari 2022

Partyguide: Organiseer een Sweet Sixteen Party

In de Verenigde Staten is het al jaren een bekend fenomeen: de Sweet Sixteen Party. Er zijn zelfs hele tv series over gemaakt. Mede door het succes van deze tv series is het vieren van deze leeftijd ook overgewaaid naar Nederland. Wij zien ook steeds vaker dat er een pop gehuurd wordt voor een Sweet Sixteen Party. Maar omdat het in Nederland nog niet heel erg bekend is, weten veel mensen ook nog niet hoe je dit feest nou goed moet vieren.

In dit artikel komen we met een stappenplan wat jou de eerste handvaten geeft. Met dit plan denk je aan alle facetten van een goeie Sweet Sixteen Party. In de nabije toekomst zullen wij met nog meer gedetailleerde artikelen over het vieren van de Sweet Sixteen komen. Maar met dit artikel kun je zelf alvast aan de slag!

Waarom een Sweet Sixteen Party zo belangrijk is

De 16e verjaardag van een meisje is een belangrijke mijlpaal en moet ook als zodanig gevierd worden! Echter, het plannen van het PERFECTE feest is geen gemakkelijke taak en vaak vraag je je af waar je moet beginnen. Onze makkelijk te volgen feestplanning gids zal je helpen een vliegende start te maken met het plannen van een Sweet 16 die voor altijd herinnerd zal worden!

---

Het Sweet Sixteen Party Stappenplan

1.    Overleg met de jarige.

Het is haar speciale dag, dus je moet eerst en vooral te weten komen wat ze in gedachten heeft! Hoopt ze op een chique verjaardagsetentje met haar beste vriendinnen, een leuk logeerpartijtje met een stel vrienden, of misschien zelfs een spetterend gezamenlijk verjaardagsfeestje? Misschien weet ze nog niet precies wat voor feestje ze wil, maar droomt ze wel van een bepaald thema of soort versiering! Wat je aanstaande zestienjarige ook voor ogen heeft, praat met haar voordat je met de planning begint. Overleg is belangrijk om teleurstelling te voorkomen!

2.     Kies een thema.

Zodra u en de jarige hebben besloten wat voor soort feest het gaat worden dan is de volgende stap het kiezen van het perfecte thema. Met een centraal idee zal het selecteren van decor en het kiezen van activiteiten veel gemakkelijker zijn! Een thema creëert ook de uitstraling van een goed georganiseerd evenement, en help om gemotiveerd te blijven om het perfecte feest te organiseren.

3.     Maak een budget.

Zonder budget kom je misschien in de verleiding om meer te kopen dan je zou moeten! Houd bij het opstellen van je budget rekening met zaken als locatie en vervoer (indien nodig), versieringen, taart, snacks, eten, spelletjes en cadeautjes. Natuurlijk, hoe uitgebreider het feest en hoe meer gasten, hoe groter het budget. Maar zelfs met een klein budget kun je een fantastisch en onvergetelijk feest organiseren! Zorg ervoor dat u een buffer heeft in het budget voor onverwachte uitgaven die zich kunnen voordoen. Zo voorkom je problemen.

4.    Maak een planning.

Hoe eerder je begint met het plannen van het feest, hoe soepeler het zal verlopen en hoe minder gestrest je zult zijn wanneer de grote dag eindelijk aanbreekt! Wij raden aan om ongeveer 3 maanden voor de datum van je feest te beginnen met plannen. Het lijkt misschien veel tijd, maar op deze manier voorkom je dat je de avond ervoor alles bij elkaar moet zoeken! Het maken van een checklist zal je helpen bij het maken van een eerste planning van wat er gedaan moet worden voor het feest. Print de checklist en zet de taken in je agenda zodat je zeker weet dat je aan alles denkt.

5.    Reserveer.

Zodra je een plan hebt voor de activiteiten van het feest, reserveer dan zo snel mogelijk een locatie! Of je nu een zaal huurt, in een hotel verblijft, naar een concert gaat of gewoon uit eten gaat, hoe eerder je reserveert hoe beter! Vergeet niet te vermelden dat het evenement een Sweet 16 is. Sommige locaties doen dan iets speciaals of VIP-behandeling voor de jarige en haar gasten!

6.     Uitnodigingen versturen.

Ongeveer een maand voor het evenement verstuur je de uitnodigingen naar iedereen die door de jarige wil uitnodigen! Door de gasten van tevoren op de hoogte te brengen, ben je verzekerd van de beste opkomst! Zorg voor een uitnodiging die past bij het thema of de aankleding van het feestje. Vermeld het thema, de datum, het tijdstip, de locatie, speciale instructies (als de gasten iets moeten meebrengen of een bepaalde outfit moeten dragen).

7.    Stel een menu samen.

Overleg samen met de jarige om te beslissen wat voor soort eten je zult serveren aan uw gasten. Of je nu snacks, dessert en het eten zelf maakt of dat je een cateraar het laat verzorgen. Als jullie vooraf beslissen over een menu zal het hele proces veel soepeler verlopen! Informeer de cateraar zo snel mogelijk over je wensen voor het menu, zodat hij goed op de hoogte is van je verwachtingen. Als je het eten zelf maakt, schrijf dan het menu op zodat je niets vergeet! Wacht niet tot het laatste moment met het kopen van eten. Het helpt om alvast te beginnen met de niet-bederfelijke dingen! Zo spreid je de uitgaven ook een beetje. Vraag een vriend of familielid om je te helpen met koken op de dag van het evenement, dat vermindert de stress want vele handen maken licht werk!

8.    Versiering kopen.

Houd rekening met het thema, het budget en de locatie bij het plannen en kopen van decoraties. Als het feest op een gehuurde locatie wordt gehouden, zorg er dan voor dat je de locatie hebt bezocht en foto’s en afmetingen hebt gemeten. Zorg ervoor dat je alle decoraties ruim van te voren in huis hebt. Het zijn spullen die niet bederven, dus het maakt niet uit als je ze al vroeg koopt. Zo houd je tijd over om de periode vlak voor het feest aan de details te besteden.

9.    Bereid je voor op de grote dag.

Bereid uw decor, eten, en benodigdheden voor spelletjes en activiteiten. Vul de eventuele goodiebags en dubbelcheck alle punten die op je lijst stonden. Zelfs als je denkt dat je een goed geheugen hebt, zal het bijhouden van een checklist tijdens het planningsproces je scherp houden en ervoor zorgen dat je niets vergeet. Zodra u een taak op de lijst hebt gedaan dan vink je die af, zodat je kunt blijven concentreren op de dingen die nog moeten worden gedaan. Als je de feestruimte huurt of diensten afneemt, houd dan een lijst bij de hand met contactinformatie voor noodgevallen.

10. Vieren.

Eindelijk, na maanden van plannen, is het zover! Je jarige is zo opgewonden voor haar speciale dag! Al je harde werk heeft zijn vruchten afgeworpen en het perfecte feest staat! Vergeet niet om wat tijd door te brengen vieren met de16-jarige!

Wij wensen je veel plezier met de organisatie van dit fantastische feest!